Rozliczenie utargu w restauracji – jak zamknąć zmianę szybciej i bez pomyłek

Karty i BLIK wypierają gotówkę, ale w wielu lokalach – barach, food truckach, pizzeriach z dowozem czy restauracjach na trasach turystycznych – banknoty wciąż stanowią dużą część utargu. Do tego dochodzą napiwki, pogotowie kasowe i rozliczenie kierowców. Na koniec dnia ktoś musi to wszystko policzyć, sprawdzić i zgodzić z raportem z kasy fiskalnej. Podpowiadamy, jak zrobić to sprawniej.

Gdzie restauracje tracą czas przy rozliczeniu

Ręczne liczenie gotówki jest nie tylko powolne, ale i męczące – po dziesięciogodzinnej zmianie łatwo pomylić się o jeden banknot. Najczęstsze problemy:

• przeliczanie tej samej kwoty dwa lub trzy razy, bo wynik „nie wychodzi”;
• brak rozdzielenia pogotowia kasowego od utargu, przez co różnice wychodzą dopiero następnego dnia;
• rozliczanie kierowców i kelnerów „na słowo”, bez spisanych kwot;
• przyjęcie fałszywego banknotu w godzinach szczytu, kiedy nikt nie ma czasu go obejrzeć.

Prosta procedura zamknięcia zmiany

1. Odłóż pogotowie kasowe – stałą kwotę na drobne na następny dzień, zawsze w tych samych nominałach.
2. Wydrukuj raport z kasy fiskalnej i zestaw go z sumą płatności kartą z terminala.
3. Policz gotówkę – osobno banknoty, osobno bilon.
4. Zapisz wynik na arkuszu rozliczenia zmiany i podpisz go (osoba zamykająca i przyjmująca).
5. Zabezpiecz utarg w sejfie lub przygotuj do wpłaty do banku.

Najdłużej trwa krok trzeci. I właśnie tu najwięcej daje prosty sprzęt.

Liczarka do banknotów – kiedy się opłaca

Jeśli w lokalu codziennie przelicza się kilkaset banknotów, liczarka do banknotów skraca to z kilkunastu minut do kilkudziesięciu sekund. Nowoczesne liczarki przeliczają nawet około tysiąca banknotów na minutę, a przy okazji sprawdzają ich autentyczność.

Przy wyborze warto rozróżnić dwa typy urządzeń:

• Liczarka ilościowa – liczy sztuki. Banknoty trzeba wcześniej posortować według nominałów, a kwotę wyliczyć samodzielnie (np. 37 banknotów po 50 zł). Tańsza i wystarczająca, gdy gotówki nie jest bardzo dużo.
• Liczarka wartościowa (mieszana) – rozpoznaje nominały i podaje od razu sumę oraz rozbicie na banknoty 10, 20, 50, 100, 200 i 500 zł. Nie trzeba niczego sortować – wkłada się cały plik utargu. W restauracji, gdzie gotówka trafia do kasy w różnych nominałach, oszczędza najwięcej czasu.

Liczarka do banknotów a wykrywanie fałszywych banknotów

Fałszywki najczęściej trafiają do lokali w piątkowe i sobotnie wieczory, gdy obsługa działa pod presją czasu. Dobra liczarka sprawdza banknoty kilkoma metodami jednocześnie:

• UV – podświetlenie ultrafioletem wykrywa papier, który nie powinien świecić, i brak zabezpieczeń widocznych w UV;
• MG – detekcja magnetyczna sprawdza farbę magnetyczną w wybranych miejscach banknotu;
• IR – czujniki podczerwieni porównują obraz banknotu z wzorcem;
• DD i wykrywanie wymiarów – liczarka zatrzymuje się, gdy dwa banknoty sklejone przejdą naraz albo gdy banknot ma nieprawidłowy rozmiar.

Dla mniejszych lokali, gdzie nie ma potrzeby liczenia maszynowego, alternatywą jest tester banknotów przy kasie – szybkie sprawdzenie pojedynczego banknotu 100 lub 200 zł przed wydaniem reszty.

Porządek w szufladzie to połowa sukcesu

Nawet najlepsza liczarka nie pomoże, jeśli gotówka w ciągu dnia jest przechowywana chaotycznie. Kilka zasad, które ułatwiają rozliczenie:

• stała kolejność nominałów w szufladzie kasowej lub kasetce na pieniądze – obsługa wydaje resztę szybciej i rzadziej się myli;
• banknoty o najwyższych nominałach (200 i 500 zł) odkładaj pod wkład szuflady albo do osobnej koperty;
• napiwki trzymaj w osobnym pojemniku, żeby nie mieszały się z utargiem;
• w ciągu dnia „odbieraj” nadmiar gotówki z kasy do sejfu – mniejsza kwota w szufladzie to mniejsze ryzyko przy ewentualnym napadzie lub pomyłce.

Podsumowanie

Rozliczenie zmiany nie musi trwać pół godziny. Spisana procedura, stałe pogotowie kasowe i proste urządzenie do liczenia pieniędzy sprawiają, że różnice kasowe wychodzą od razu, a nie po tygodniu. W lokalu, który codziennie przyjmuje sporo gotówki, liczarka z detekcją fałszywych banknotów zwraca się już na samym czasie pracy – i na tym jednym fałszywym banknocie, który nie trafi do utargu.